Plan d’action de la gestion - Audit des contrôles de base du Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes 2016

Opinion du Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes (CRTC) sur le rapport de vérification :

Le CRTC a examiné les conclusions et les recommandations, et celles-ci représentent fidèlement, selon la portée de la vérification, l'état de contrôle de la gestion financière, de la passation des marchés, des frais de voyage et d'accueil, et de l'administration de la paye. Ainsi, j’accepte les conclusions de la vérification et je me réjouis du fait qu’aucun cas d’abus ou d’irrégularité n’a été relevé lors de la vérification. Néanmoins, à titre d'administrateur général, je reconnais qu’il y a des tâches administratives à accomplir afin d'améliorer les processus et les procédures ainsi que les connaissances du groupe. Je continuerai de collaborer avec la ministre du Patrimoine canadien afin de relever les défis liés au Tableau de la délégation des pouvoirs financiers. Je remarque qu'aucun des enjeux soulevés lors de la vérification n'empêche le CRTC de réaliser son mandat législatif. En effet, la vérification a permis de conclure que le CRTC a mis sur pied une solide structure de gouvernance en matière de gestion financière qui favorise la gérance prudente des ressources publiques dans le cadre de la réalisation de son mandat.

Approbation du Plan d’action de gestion par l’entité faisant l’objet de la vérification

Original signé par

Jean-Pierre Blais

Président et premier dirigeant
Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes

Date : le 4 octobre 2016

Recommendations Priorité Réponse et mesures prévues Responsabilités
(titre du poste responsable de la mesure)
Échéanciers
1. Le CRTC doit veiller à poursuivre sa collaboration avec divers intervenants afin de régler la question juridique non résolue et de s'assurer que le tableau de la délégation des pouvoirs financiers est à jour. Élevée

Réponse : La direction est d’accord avec cette recommandation.

Mesures prévues :

Le CRTC continuera de travailler de concert avec le ministère du Patrimoine canadien et la ministre du Patrimoine canadien en vue de régler cette question juridique de longue date non résolue jusqu'à ce que le tableau de la délégation des pouvoirs financiers soit approuvé par la Ministre.

Directeur général, Finances et Services administratifs Aucun contrôle sur l’échéancier – En cours
2. Le CRTC doit veiller à ce que les employés auxquels des pouvoirs financiers ont été délégués reçoivent la formation obligatoire avant d’exercer leurs pouvoirs délégués, et qu’ils revalident leurs connaissances afin de conserver leurs pouvoirs délégués. Moyenne

Réponse : La direction est d’accord avec cette recommandation.

Mesures prévues :

Le CRTC :

Directeur général, Finances et Services administratifs, et Directeur général, Ressources humaines
confirmera que tous les employés auxquels des pouvoirs financiers ont été délégués ont suivi la formation ou revalidé leurs connaissances; Complétée
suspendra les pouvoirs financiers des gestionnaires délégués dont la qualification est expirée jusqu’à ce que les données du Registraire de l’EFPC soient validées; En cours jusqu’au 31 décembre 2016
mettra à jour le modèle de carte de spécimen de signature afin d’y ajouter la date d’expiration de la formation; Complétée
établira une liste conjointe des Ressources humaines (RH) et des Finances sur laquelle figure l’état de la formation des gestionnaires délégués. Il mettra également sur pied un examen semi-annuel de toutes les cartes de spécimen de signature afin de s’assurer que la formation de tous les employés possédant des pouvoirs délégués est à jour. Complétée

3. Le CRTC doit veiller à conserver suffisamment de documents dans les dossiers concernant les cartes d’achat, particulièrement en ce qui concerne :

  • les approbations de l’augmentation des limites de crédit et de la modification des catégories de fournisseurs admissibles et des pays par les gestionnaires des centres de responsabilité;
  • la reconnaissance des responsabilités par les détenteurs de cartes;
  • les preuves selon lesquelles les achats effectués au moyen d’une carte d’achat sont des dépenses relatives aux activités gouvernementales.
Moyenne

Réponse : La direction est d’accord avec cette recommandation.

Mesures prévues :

Directeur général, Finances et Services administratifs
Le CRTC mettra au point un guide de référence à l’intention des détenteurs de cartes d’achat ainsi qu’un formulaire de reconnaissance des responsabilités. Complétée

Le CRTC distribuera de nouvelles cartes dotées de la technologie à puce et mettra à jour tous les dossiers afin que ceux-ci comprennent les renseignements suivants :

  • l’approbation de la limite de crédit et des augmentations, des modifications des catégories de fournisseurs admissibles et des pays par le gestionnaire du centre de responsabilité, le cas échéant;
  • le formulaire de reconnaissance du détenteur de la carte.
30 novembre, 2016
Une séance de formation de recyclage sur les finances, l’approvisionnement, les voyages et l’administration de la paye à l’intention des gestionnaires, qui sera intitulée Formation pour les gestionnaires, ainsi qu’une séance semblable à l’intention des adjoints administratifs et exécutifs seront élaborées et souligneront le besoin de documenter les besoins opérationnels justifiant les dépenses des cartes d’achat. 31 mars, 2017

4. Le CRTC doit veiller à ce que les processus opérationnels liés à la passation des marchés sont améliorés et effectués de façon constante conformément à la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor, et que les documents nécessaires sont conservés dans les dossiers afin que :

  • les énoncés de travail sont élaborés et explicitement définis avant l’adjudication des marchés;
  • les dossiers de marchés octroyés par les voies non concurrentielles comportent une justification liée à l’utilisation d’un marché à fournisseur unique, conformément à l’article 6 du Règlement sur les marchés de l’État;
  • une analyse visant à obtenir le meilleur rapport qualité prix soit effectuée avant l'adjudication des marchés;
  • les modes de passation de marchés appropriés sont retenus et utilisés conformément à leurs modalités propres;
  • la méthode de sélection des soumissions et les critères d’évaluation des marchés concurrentiels sont clairement définis et des demandes de propositions sont élaborées et publiées;
  • l'évaluation des propositions et la sélection des entrepreneurs sont effectuées conformément aux critères préétablis de manière équitable, ouverte et transparente;
  • les évaluations des offres sont signées par au moins deux évaluateurs clairement désignés;
  • les marchés sont accordés et des modifications y sont apportées avant la réception des biens et des services;
  • les modifications aux marchés sont justifiées et documentées de façon appropriée.
Élevée

Réponse : La direction est d’accord avec cette recommandation.

Le CRTC a dépensé un total de 5,6 M$ sur les marchés en 2015-2016.

Mesures prévues :

Secrétaire générale et Dirigeant principal des finances (DPF), et Directeur général, Finances et Services administratifs (DCFO)
Le CRTC augmentera sa capacité, la faisant passer de un à deux employés, et centralisera les fonctions d’approvisionnement. 31 mars, 2017
Un manuel sur l’approvisionnement sera préparé en tant qu’outil de référence à l’intention des autorités contractantes et techniques du CRTC. Complétée
Une liste de vérification sera compilée et annexée à tous les dossiers de marchés afin de permettre de vérifier que tous les documents (p. ex. les énoncés de travail et les autorisations, les pouvoirs en vertu de l’article 32, les rapports d’évaluation) sont dûment remplis et figurent dans le dossier. Complétée

La Formation pour les gestionnaires est en cours d’élaboration et justifiera le besoin :

  • de diminuer le recours aux marchés à fournisseur unique;
  • d’envisager les solutions de rechange aux marchés à fournisseur unique et de promouvoir l’utilisation d’offres à commandes établies ou le fait que d’autres mécanismes d’approvisionnement reconnus peuvent être utilisés;
  • de définir la méthode de sélection des offres et les critères d’évaluation avant que la demande de proposition ne soit préparée et publiée;
  • de documenter et de justifier les décisions en signant des rapports d’évaluation, justifier les décisions de choisir un fournisseur unique, démontrer clairement le caractère concurrentiel des tarifs des fournisseurs;
  • de choisir le fournisseur retenu conformément aux modalités de la demande de proposition;
  • d’attribuer officiellement des marchés ou d’effectuer des modifications avant le début des travaux ou de continuer au-delà des modalités du marché.
31 mars, 2017
Au cours des 12 prochains mois, chaque marché à fournisseur unique et modification d’un marché à fournisseur unique dont la valeur totale excède 25 000 $ sera vérifié par le DPF/ADPF afin d’exercer la fonction de remise en question et au besoin d’apporter des ajustements. 31 octobre, 2017

5. Le CRTC doit veiller à ce que les processus opérationnels liés aux voyages soient améliorés et effectués de façon constante conformément à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte, et à ce que des documents en quantité suffisante soient conservés dans les dossiers afin que:

  • les employés obtiennent le remboursement des dépenses admissibles pour leurs repas;
  • l'établissement d'hébergement est choisi à partir du Répertoire des établissements d'hébergement dans les limites des tarifs applicables à la ville, et des justifications suffisantes sont conservées dans le dossier si l'hôtel ne figure pas dans le Répertoire ou si la limite est dépassée.
Moyenne

Réponse : La direction est d’accord avec cette recommandation.

Le CRTC a dépensé un total de 617 000 $ en voyages en 2015-2016.

Mesures prévues :

Directeur général, Finances et Services administratifs
Le CRTC centralisera le processus d’examen des autorisations préalables et de la vérification des comptes en vue d’améliorer l’efficacité et la normalisation. Afin de mettre en application le nouveau processus, le CRTC élaborera des procédures à l’appui du personnel administratif. Complétée
La Formation pour les gestionnaires et celle à l’intention du personnel administratif seront obligatoires. La formation permettra d’accroître la sensibilisation aux Directives et fournira une orientation sur la façon de documenter les rapports de dépenses relatifs aux exceptions (p. ex. tarifs des hôtels et des repas). 31 mars, 2017

6. Le CRTC doit veiller à ce que les processus opérationnels liés aux frais d'accueil sont améliorés et toujours suivis conformément à la Directive sur les dépenses de voyage, d'accueil, de conférences et d'événements, et que des documents en quantité suffisante sont conservés dans les dossiers afin que :

  • la documentation de planification justifie raisonnablement le besoin opérationnel des frais d'accueil, particulièrement dans les situations où l'accueil est étendu à un rassemblement de fonctionnaires seulement;
  • les choix les plus efficaces et économiques pour les dépenses d'accueil ont été considérés.
Moyenne

Réponse : La direction est d’accord avec cette recommandation.

Le CRTC a dépensé un total de 120 000 $ en conférences et 29 000 $ en frais d'accueil en 2015-2016.

Mesures prévues :

Directeur général, Finances et Services administratifs
Le CRTC centralisera le processus d’examen des autorisations préalables et de la vérification des comptes en vue d’améliorer l’efficacité et la normalisation. Afin de mettre en application le nouveau processus, le CRTC élaborera des procédures à l’appui du personnel administratif. Complétée

La Formation obligatoire pour les gestionnaires mettra l’accent sur le besoin de :

  • veiller à ce que les documents pour la planification soient raisonnablement justifiés et documentés;
  • faire la démonstration que les solutions de rechange les plus efficaces et économiques pour les frais d'accueil ont été prises en considération.
31 mars, 2017
7. Le CRTC doit s’assurer que les évaluations de rendement détaillées en fin d’exercice sont complétées pour tous les employés admissibles, et que les évaluations de rendement en fin d’exercice sont signées et datées par toutes les parties concernées. Moyenne

Réponse : La direction est partiellement en accord avec la recommandation en tenant compte du fait que les systèmes des tierces parties présentent des lacunes.

Mesures prévues :

Directeur général, Ressources humaines

Le CRTC veillera à ce que des évaluations de rendement détaillées soient effectuées en fin d’année pour tous les employés admissibles.

Compte tenu de la mise en place du système de Gestion du rendement de la fonction publique (GRFP) en 2014-2015 et du Système de la gestion des talents des cadres supérieurs (SGTCS) en 2015 2016, ces systèmes ont été conçus pour permettre de signer et dater électroniquement.

Les deux systèmes sont fournis par le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH). Il existe d’importantes inquiétudes quant à la fiabilité puisque les systèmes ont été inaccessibles pour une période considérable. De plus ceci crée une culture de méfiance et a une incidence directe sur la convivialité pour les utilisateurs.

En cours
Les RH mettront en place un mécanisme de surveillance, dans la mesure du possible, afin de veiller à ce que tous les employés admissibles possèdent une évaluation de rendement signées et datées électroniquement par les parties concernées. En cours, il faut tenir compte des défis et limites relatifs aux systèmes.
De plus, un processus de validation manuel sera mis en place afin de veiller à l’exactitude des données dans les systèmes de GRFP et de SGTCS et, par conséquent, à l’intégrité des données importées de Phénix. Complétée

8. Le CRTC doit veiller à ce que l'engagement des dépenses (autorisation préalable et engagement) soit documenté de façon appropriée et effectué par une personne à qui les pouvoirs appropriés ont été délégués avant que les dépenses ne soient engagées, plus particulièrement en ce qui concerne les achats effectués au moyen d'une carte d'achat, les marchés, les frais d'accueil et les mesures administratives liées à la paye.

Élevée

Réponse : La direction est d’accord avec cette recommandation.

Le CRTC a dépensé un total de 51,3 M$ en dépenses de fonctionnement et d’entretien ainsi qu’en budget salarial.

Mesures prévues :

Directeur général, Finances et Services administratifs, et Directeur général, Ressources humaines
Le CRTC déterminera l’importance relative afin de s’assurer que le coût des vérifications est proportionnel à la valeur des dépenses. 31 mars, 2017
Le CRTC centralisera le processus d’examen des autorisations préalables et de la vérification des comptes en vue d’améliorer l’efficacité et la normalisation. Afin de mettre en application le nouveau processus, le CRTC élaborera des procédures à l’appui du personnel administratif. Complétée
L’instrument de délégation des Ressources humaines sera examiné et harmonisé au tableau proposé de la délégation des pouvoirs financiers (voir la recommandation no 1). 31 mars, 2017
La Formation pour les gestionnaires comprendra des renseignements sur l’approbation préalable des marchés, des achats effectués au moyen d’une carte d’achat, des frais d’accueil et des mesures administratives liées à la paye, comme les heures supplémentaires, les congés annuels et les demandes d’intervention en RH. 31 mars, 2017
La Formation pour les gestionnaires fera partie de l’Orientation à l’intention des nouveaux gestionnaires et pourra également être consultée sur le site intranet du CRTC. 31 mars, 2017
Une liste de tous les gestionnaires subdélégataires sera établie et affichera les dates d’expiration des formations en finances et en RH. La délégation des pouvoirs sera vérifiée avant le traitement des transactions financières. 31 mars, 2017

9. Le CRTC doit veiller à ce que la vérification des comptes soit effectuée par une personne à qui les pouvoirs appropriés ont été délégués en temps opportun, et étayée de documents complets (attestation d’exécution et de coût), plus particulièrement en ce qui concerne les achats effectués au moyen d'une carte d'achat, les marchés, les frais d'accueil et les mesures administratives liées à la paye.

Élevée

Réponse : La direction est d’accord avec cette recommandation.

Mesures prévues :

Directeur général, Finances et Services administratifs, et Directeur général, Ressources humaines
Le CRTC centralisera le processus d’examen des autorisations préalables et de la vérification des comptes en vue d’améliorer l’efficacité et la normalisation. Afin de mettre en application le nouveau processus, le CRTC élaborera des procédures à l’appui du personnel administratif. Complétée
La Formation pour les gestionnaires comprendra des renseignements sur l’approbation en temps opportun des articles 34 et 33, sur l’attestation de l’exécution et du coût des transactions financières et des mesures administratives liées à la paye, comme les congés annuels et les demandes d’intervention en RH. 31 mars, 2017
La Formation pour les gestionnaires fera partie de l’Orientation à l’intention des nouveaux gestionnaires et pourra également être consultée sur le site intranet du CRTC. 31 mars, 2017
Une liste de tous les gestionnaires subdélégataires sera établie et affichera les dates d’expiration des formations en finances et en RH. La délégation des pouvoirs sera vérifiée avant le traitement des transactions financières. 31 mars, 2017
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